Aktuality 2014
Na počátku roku 2014 jsme zaregistrovali změny v elektronickém formuláři na stránkách justice.cz – už se nemusí vyplňovat podrobné informace o společnosti, za kterou se listiny ukládají; po zadání IČ se v pěti krocích vygeneruje pdf dokument, který se následně opatří elektronickým podpisem a odešle. Musí to ovšem být elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, na první pokus jsem odklepl pouze standardní certifikát a podání se nezdařilo. Níže uvádím vysvětlující odpověď z oddělení Sbírky listin MS v Praze, kde jsou shrnuty i všechny aktuální způsoby podání.
Pozn.: Pro účetní firmu, které odesílá účetní závěrku za svého klienta, je optimální elektronické podání přes webový formulář opatřené vlastním elektronickým podpisem; nedá se k tomu jednoduše použít podání přes datovou schránku daňového poradce – zpráva by opět musela být elektronicky podepsána a musela by být přiložena plná moc.
Dobrý den,
elektronická žádost (e-mail) 2.5.2014 o uložení dokumentů do sbírky listin nesplňuje oficiální náležitosti - není podepsána (§ 2,3 zák. 227/2000 Sb.) a nebyla přijata ke zpracování. Pokud komunikujete se soudy (§ 42 občanského soudního řádu a dále § 22 zákona 304/2013 Sb. o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob) prostřednictvím elektronické pošty je třeba každý e-mail či elektronické podání opatřit zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu. Zaručeným kvalifikovaným elektronickým podpisem se určuje vztah podepsané osoby k datové zprávě (k určité právnické či fyzické osobě).
Možnosti a doporučení bezproblémového předání dokumentů do SL:
1) poslat přes webový formulář na adrese https://or.justice.cz/ias/ui/podani
2) zaslat na technických nosičích dat CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD+R, DVD-RW, DVD+RW s průvodním dopisem a podpis na tomto dopise provede osoba oprávněná (statutární orgán). Pokud listinu zasílá jiná než zapsaná osoba (advokát, účetní firma atd.), musí být přiložena podepsaná plná moc nebo odkaz na plnou moc, která je již u soudu ve spise právnické či fyzické osoby založena.
3) další možností předání dokumentů do Sbírky listin je datovou schránku právnické či fyzické osoby zasláním do datové schránky zdejšího soudu (snkabbm). Datová schránka právnické či fyzické osoby sama osobě je zárukou zaslaného elektronického dokumentu oprávněnou osobou.
Pokud jsou listiny zasílány z datové schránky jiné osoby (např. advokát, účetní firma atd.) musí být podepsány uznávaným elektronickým podpisem a musí být přiložena elektronicky podepsaná plná moc, popř. plná moc, která byla autorizovaně konvertována (zákon 300/2008 Sb.), event. odkaz na plnou moc, která je již u soudu ve spise právnické či fyzické osoby založena.
4) a) poslat přes webový formulář elektronické podatelny na adrese http://epodatelna.justice.cz
b) e-mail s elektronickým podpisem
(Žádáme Vás tímto, abyste při elektronické komunikaci prostřednictvím webového formuláře elektronické podatelny dokončil(a) proces odesílání dokumentů kliknutím na tlačítko
„odeslat na podatelnu soudu“ (tato funkce se nabídne po úspěšném vygenerování pdf).
Aktuality 2011
V srpnu roku 2011 se nám začaly vracet účetní závěrky zaslané za naše klienty do Sbírky listin OR formou prostého e-mailu s přílohou v pdf – tady tak, jak jsme úspěšně podávali všechny závěrky za roky 2007 až 2009. Byla přijata pouze některá podání adresovaná mimopražským krajským soudům; všechno co směřovalo na podatelnu Městského soudu v Praze, se vrátilo.
Jako nejjednodušší postup se nyní jeví podání přes formulář ePodatelny serveru justice.cz, ke kterému se účetní závěrka opět připojí jako příloha v pdf; formulář vyžaduje kvalifikovaný elektronický podpis (další možností je podání datovou schránkou nebo pomocí CD s průvodním dopisem podepsaným oprávněnou osobou). Skončila tak doba, kdy mohl do Sbírky listin OR kdokoliv poslat cokoliv – pro nás je to komplikace, ale zpřísnění pravidel je asi pochopitelné.
Níže uvádím svůj dotaz směrovaný na poradnu msp.justice.cz i obsažnou odpověď, ve které jsou uvedeny veškeré podrobnosti k podání do Sbírky listin.
Dobrý den,
potřeboval bych poradit a správně nasměrovat: jako účetní firma jsme v minulých letech do sbírky listin posílali účetní závěrky za všechny naše zákazníky. Posílali jsme to jako běžný mail bez elektronického podpisu s přílohou v pdf a žádné poblémy jsem nezaznamenal.
Letos se asi změnila pravidla pro přijímání a nemám v tom úplně jasno - na formulář ePodání ISOR jsem se dostal, ale nevím
- jako Podávající má být vyplněna společnost jejíž účetní závěrka se ukládá do sbírky, nebo já jako odesílatel?
- musí být toto podání opatřeno elektronickým podpisem?
- jsou tam nějaké další záludnosti, které jsem přehlédl?
Předem děkuji za pomoc,
ARX-účetnictví, Ing. Pavel Fojtík
Dobrý den Vážený pane,
Omlouvám se za délku emailu, ale doufám, že jím vyčerpám Váš dotaz nikoliv Vás.
Formulář musí být podepsán elektronickým podpisem na základě kvalifikovaného certifikátu. Podpis je možné zřídit u jedné z kvalifikovaných certifikačních autorit – PostSignum, eIdentity nebo I.CA.
Pokud nemáte zřízený elektronický podpis a zřizovat si jej nechcete, můžete PDF soubor zaslat rejstříkovému soudu datovou schránkou, pokud ji má společnost (nebo Vy) aktivovanou. V popisu podání pak uvedete identifikační údaje (účelné je uvést název firmy, identifikační číslo a spisovou značku – oddíl a číslo vložky a název rejstříkového soudu, u kterého je firma vedena v obchodním rejstříku) a druh listiny, který chcete založit do sbírky. Kontaktní údaje pro odeslání listin jsou uvedeny např. na webových stránkách www.justice.cz – soudy - kontakty).
Pokud nemáte zaručený elektronický podpis, vydaný autorizovanou certifikační autoritou, a společnost ani Vy nemáte zřízenou datovou schránku, pak máte pouze tři možnosti jak dokumenty do sbírky listin předat:
- zajistit si vygenerování dokumentu do formátu PDF a soubor „vypálit“ na CD médium. Toto CD pak můžete poslat doporučeně s průvodním dopisem, ve kterém bude jednoznačně specifikováno, o jaký druh listiny se jedná, k jaké firmě se vztahuje (účelné je uvést název firmy, identifikační číslo a spisovou značku – oddíl a číslo vložky a název rejstříkového soudu, u kterého je firma vedena v obchodním rejstříku). Založení listiny není spojeno se soudním poplatkem. Průvodní dopis by měl podepsat statutární zástupce dané společnosti.
- CD spolu s průvodním dopisem můžete osobně předat v podatelně rejstříkového soudu.
- pokud nemáte možnost vygenerovat dokument ve formátu PDF, pak na rejstříkovém soudu v Praze existuje možnost přinést dokument, který se má založit do sbírky listin, a za určitý poplatek si ho nechat převést do PDF formátu. Nejedná se v tomto případě o tzv. autorizovanou konverzi podle zákona (tu Vám samozřejmě provedou na CzechPOINTu), ale o prostý převod do PDF formátu, který je dostačující pro založení do sbírky listin.
Podání do sbírky listin:
Pokud podáváte listinu do Sbírky listin (listina je v PDF formátu a splňuje kritéria, která jsou zveřejněna na webových stránkách ministerstva spravedlnosti (www.justice.cz), můžete tak učinit v podstatě třemi způsoby:
a) využít elektronického podání prostřednictvím ePodatelny, která se aktivuje z portálu ministerstva spravedlnosti. Elektronické podání vyžaduje před odesláním připojení kvalifikovaného elektronického podpisu.
b) předat dokumenty do Sbírky listin datovou schránku (společnosti, družstva atp.) zasláním do datové schránky příslušného soudu. Adresy datových schránek jsou k dispozici na stránkách ministerstva spravedlnosti v sekci „Soudy – MěS Praha - Kontakty“. Datovou schránkou můžete zasílat dokumenty, které nevznikly osobou třetí – např. notářem. Dokumenty vzniklé osobou třetí můžete zaslat datovou schránkou (společnosti, družstva atp.) po provedení jejich konverze (zákon 300/2008 Sb.).
c) zaslat na datovém nosiči CD-R s průvodním dopisem a podpis na tomto dopise provede osoba oprávněná (statutární orgán)
Pokud za firmu zasílá dokument do sbírky listin pověřená osoba, pak by toto měla učinit prostřednictvím webového podání (ePodatelny) na formuláři pro podání do obchodního rejstříku.
Na něm v části B uvede informace o podávajícím – pokud se jedná o fyzickou osobu (např. advokáta, daňový poradce), uvede svoje nacionále včetně svoji elektronické adresy pro doručování písemností (e-mail). jedná-li se o právnickou osobu (např. společnost, zpracovávající účetnictví pro jiné firmy), uvedou se v části B identifikační údaje této společnosti.
V části C se pak zaškrtne druh podání a vyplní se údaje společnosti, které se podání týká – její identifikační číslo a spisová značka a rejstříkový soud, u kterého je společnost zapsána (např. firma „PROLEX Tax management s.r.o.“ má spisovou značku C 79302 a je vedena Městským soudem v Praze, její identifikační číslo je 262 02 166).
V části D se pak uvede, o jaké podání se jedná – např. pro firmu „PROLEX Tax management s.r.o.“předáváte k založení do sbírky listin účetní závěrku za rok 2010.
V části E se ponechá implicitní nastavení, protože za podání do sbírky listin se soudní poplatek neplatí.
V části F se vloží potřebné soubory v PDF formátu jako přílohy podání. V případě, že podání podává zmocněnec, pak jako jedna z příloh musí být zmocnění k jednání jménem firmy, jejíž identifikační údaje jsou vyplněny v části C formuláře.
U vyplněného formuláře se pomocí tlačítka „Generovat PDF“ vygeneruje soubor, který se pak tlačítkem „Odeslat na podatelnu soudu“ předá vybranému rejstříkovému soudu (ten se uvádí v části A formuláře). Před odesláním si systém vyžádá vložení kvalifikovaného eletronického podpisu odesilatele.
S pozdravem a přáním hezkého dne
Bc. Lenka Arnoldová
CCA Group a.s.