Aktuální informace – leden 2007
Nenápadná vyhláška Ministerstva spravedlnosti č. 562/2006 Sb. zveřejněná v částce 182/2006 přinesla významnou novinku pro ukládání do sbírky listin obchodního rejstříku - způsob převedení listin do elektronické podoby:
§ 1 Způsob převedení listin do elektronické podoby a způsob nakládání s převedenými listinami
(1) Způsobem převedení listin do elektronické podoby se rozumí jejich digitalizace, která se provádí prostřednictvím výpočetní techniky. Digitalizované listiny se uloží ve formátu Portable Document Format (přípona pdf) a zařadí se do databáze listin.
(2) Po uplynutí 6 měsíců od provedení jejich digitalizace se listiny dále neuchovávají.
§ 2 Obligatorní elektronická podoba listin
Listiny, které se zakládají do sbírky listin, jimiž se nedokládají skutečnosti uvedené v návrhu na zápis nebo změnu anebo výmaz zápisu v obchodním rejstříku, se podávají pouze v elektronické podobě ve formátu Portable Document Format (přípona pdf). Tyto listiny lze rejstříkovému soudu zaslat elektronickou poštou nebo s využitím datového nosiče Compact Disc Recordable (CD-R). Rejstříkový soud doručené nosiče dat nevrací a po uplynutí 6 měsíců od doručení je skartuje.
§ 3 Účinnost
Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2007.
(Pozn.: obligatorní = závazný)
Tato vyhláška navazuje na § 33 zákona č. 513/1991 Sb. obchodního zákoníku umožňující Ministerstvu spravedlnosti vyhláškou stanovit, které listiny se budou do sbírky podávat výhradně v elektronické podobě:
§ 33
(1) Návrh na zápis lze podat v listinné nebo elektronické podobě; to platí obdobně pro dokládání listin prokazujících skutečnosti uvedené v návrhu a listin zakládaných do sbírky listin.
(2) Návrhy v elektronické podobě může podávat pouze osoba podepsaná uznávaným elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu.
(3) Návrhy a listiny uchovává rejstříkový soud pouze v elektronické podobě, ledaže to charakter takového návrhu nebo listiny neumožňuje. Návrhy a listiny doručené v listinné podobě převede rejstříkový soud bez zbytečného odkladu do elektronické podoby.
(4) Ministerstvo spravedlnosti vyhláškou stanoví způsob převedení listin do elektronické podoby, jakož i způsob nakládání s převedenými listinami. Rovněž může vyhláškou stanovit, které návrhy na zápis a listiny lze podávat pouze v elektronické podobě.
Pozn.: Sbírka listin se digitalizuje již několik let; předložené listiny jsou skenovány a po jednotlivých listech ukládány do SL v elektronické podobě přístupné na portále Ministerstva spravedlnosti (obchodní rejstřík a sbírky listin – vyhledávání podle firem) http://www.justice.cz. Vzhledem k obrovskému objemu uložených listin postupuje zpětná digitalizace jen pomalu a navíc se u některých dokumetů objevuje poznámka „nejde digitalizovat“ – např. u svázaných výročních zpráv.
V návaznosti na oba právní předpisy vydal Odbor informatiky Ministerstva spravedlnosti tuto technickou specifikaci (zveřejněno na http://portal.justice.cz/ms):
Technická specifikace pro předávání digitalizovaných listin do Sbírky listin obchodního rejstříku
upozorňujeme, že v návaznosti na §33 zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů a vyhlášku Ministerstva spravedlnosti 562/2006 Sb., kterou se stanoví způsob převedení listin do elektronické podoby, způsob nakládání s převedenými listinami a obligatorní elektronická podoba listin (vyhláška o digitalizaci obchodního rejstříku), se pro předávání dokumentů do Sbírky listin obchodního rejstříku používá elektronická podoba příslušných listin - konkrétně dokument ve formátu PDF zaslaný přes E-mailový kanál nebo předaný na CD-R médium.
Tento dokument definuje podrobnější technické a organizační aspekty při předávání PDF dokumentů pro zařazení do Sbírky listin.
1. Každá jednotlivá listina se předává jako právě jeden PDF soubor; není tedy možné rozdělit jednu listinu do více PDF dokumentů ani slučovat více listin do jednoho PDF dokumentu.
2. Doporučujeme Vám ověřit si, zda žádná část Vámi poskytované listiny neobsahuje informace, které nemohou být podle zveřejněny. Pokud tomu tak bude, soud bude nucen PDF dokument odpovídající dané listině celý odmítnout.
3. Velikost předávaných PDF dokumentů je omezena a nesmí přesáhnout 150kB na 1 stránku listiny; např. listina o 100 stránkách může tedy mít maximálně 15 MB.
4. Je vhodné, aby Vaše PDF listina (pokud je to možné) byla raději vytvořena převodem z vstupních textových dokumentů (např. z MS Word) než aby byla získána jako grafický obraz (a to jak softwarově - pomocí grafického editoru nebo prostřednictvím naskenování z papírových podkladů). Nástroje na převod vstupních dokumentů do PDF dokumentu naleznete např. na URL adrese http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_PDF_software.
5. PDF listiny je možno ověřit zaručeným elektronickým podpisem i nastavit jejich zabezpečení (encryption); není však možné omezit (ani heslem) jejich plnohodnotné zobrazení nebo tisk.
6. PDF soubory do velikosti 8 MB je možno předávat pomocí elektronické pošty na podatelnu příslušného rejstříkového soudu; pokud bude velikost PDF dokumentu větší, je třeba je předat jej na CD-R médiu (možno zaslat i poštou).
Dodržením výše uvedených bodů umožníte, aby Vámi poskytnutá listina v elektronické formě byla bezproblémově do Sbírky listin založena a poté i zpřístupněna.
Děkujeme za spolupráci
Odbor informatiky Ministerstva spravedlnosti ČR
(
V Praze dne 15. ledna 2007
Shrnutí
1) Účetní závěrky, výroční zprávy, zprávy auditora, zprávy o vztazích mezi propojenými osobami apod. se po 1.1. 2007 ukládají do sbírky listin obchodního rejstříku výhradně v elektronické podobě jako PDF dokumenty (pozn.: podatelna rejstříkového soudu v Praze nám ještě 4.1.2007 převzala listinné dokumenty k uložení do SL).
2) Jedna listina má být uložena jako jeden PDF soubor (tedy např. jedna účetní závěrka sestávající z rozvahy, výsledovky a přílohy bude jeden soubor), velikost jedné stránky je omezena na 150kB.
3) Odbor informatiky dává přednost dokumentům přímo převedeným např. z Wordu do PDF před těmi dodatečně oskenovanými. Dříve jsme ukládali účetní závěrky v listinné podobě jako originály dokumentů i s podpisy odpovědných osob, razítky atd. – po převedení z Wordu zůstane tedy „syrový“ nepodepsaný dokument (je to tak správně?). Řada dokumentů také není vytvořena jako textový dokument, ale i originál je v grafickém formátu – rozvaha, výkaz zisku a ztráty apod.; převedení do PDF je asi možné (jenom to neumím), zřejmě však zůstaneme u skenování celého dokumentu bez ohledu na původní formát.
4) PDF listiny se mají předávat na CD-ROM (osobně do podatelny rejstříkového soudu nebo poštou) nebo pomocí elektronické pošty (nepřesáhnou-li velikost 8 MB). Na rozdíl od § 33 obchodního zákoníku mluví výše uvedená Technická specifikace pouze o možnosti opatřit listinu elektronickým podpisem – dříve jsme si nechávali v podatelně potvrdit doklad „Oznámení o uložení listiny“, dnes tam doneseme CD a budeme čekat, jestli se listiny na něm uložené objeví i v elektronické sbírce listin. Nikde není řešeno, jak mají být CD a na něm uložené soubory označeny (listinné dokumenty jsme označovali spisovou značkou , obchodním jménem a IČ); mohou být na jednom CD uloženy dokumenty pro více firem?
Závěr
Opatření k digitalizaci ukládaných listin považuji za rozumné i přes výše uvedené námitky – chybějící (?) podpisy na uložených dokumentech, autorizace při ukládání, označení souborů, atd. Uvidíme, jak se vyvine administrativa předávání elektronických dokumentů.
Aktuální informace - duben 2006
Zákon č. 81/2006 Sb., kterým se mění zákon č. 365/2000 Sb. o informačních systémech veřejné správy, přinesl mimo jiné změnu § 21a zákona o účetnictví. Podle této novely platí s účinností ode dne vyhlášení - od 15.3. 2006 - povinnost pro účetní jednotky s povinným auditem zveřejňovat účetní závěrku rovněž v Obchodním věstníku. Tato povinnost už platila do roku 2000 (viz. bod 4. tohoto přehledu); tehdy byla zpoplatněna částkou 6.000,- Kč bez DPH za jedno zveřejnění. Účetní jednotky nyní zveřejňují závěrky jejich uložením do Sbírky listin obchodního rejstříku; Sbírka listin je veřejně přístupná a část materiálů jej již digitalizována a dostupná i on-line (viz. bod 3. tohoto přehledu).
Samo Ministerstvo financí ČR (!) považuje tuto povinnost za nadbytečnou administrativní a finanční zátěž a údajně bude iniciovat její zrušení. Proto doporučuji zachovat klid alespoň do konce roku 2006 a do redakce OV zatím nic ke zveřejnění neposílat.